【ミス撲滅】数字を扱う仕事をしているときに役立つ最低限のセルフチェック方法

職業柄、結構大きな金額に結びつく数字を取り扱うので、1桁違ったりすると結構シャレにならない。そんな時に自分の防御の為、それから部下の仕事のチェックのために役立つポイントを挙げようと思う。特にExcelなどで数字を処理したりする場合には必要になってくると思う。

１．合計があっているか

まずは初歩。
全体の数字があっているかのチェック。

例えばA⇒Bのようなデータ処理をしたときに、データの数が減ったりしていないか、数値を合計したときに規模が全然違う数字になっていないか。

このあたりは無意識にでもチェック＆直感的に判断できるようになっておきたい。
エクセルの標準機能でさっとチェックしたい。

２．ある軸で絞った時の項目数があっているか

例えば部署ごとの営業成績を集計したときに、全部署が揃っているか。抜けている部署があったら、それは抜けていてよいのか、なぜ抜けているか。そのあたりをチェック。

そもそも項目レベルでごそっと抜け落ちていることを防ぐだけで、ミスした時に致命的なダメージにならないようにできる。

３．変わったもの、変わらなかったものは正しいか

これが少しアドバンスト。

Aのデータを元に何か処理を加えてBというデータに加工したとき、A1～A5という分類は変化があるべきだが、A6という分類は数字の変化がない、という類の処理だった場合、きちんとA6の分類では数字が変わっていないことを確認。

もし変化するはずのないものが変化していたら、処理を間違えているか、前提条件を待ちあげているかの可能性が高い。

チェックポイントはまだまだあるが、簡単なところで３つだけ。
とりあえずこれだけ抑えれば、どうしようもないミスは回避できると思う。

日々の仕事の中で少しでもお役にたてれば。